情况说明格式包括标题、称谓、主体内容、落款、日期。情况说明是指用简明扼要的语言，把事情的来龙去脉恰如其分的表达出来。通常是由下属跟上级说明情况。
1、标题。标题要表示出是什么类型的情况说明。
2、抬头部分。这里就是称谓了，称谓的话，如果是员工说明，可以写某某领导，如果是下级部门向上级说明，可以写上级部门的名称。
3、主体正文。主体部分就是要说明事情的来龙去脉了，一定要用简明扼要的语句来呈现。
4、落款。就是提交人了，当然也可以是某某部门。
5、日期。情况说明的具体年月日。
范例：
学生证收回说明
____：
我已于____年____月在________师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由________师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。
特此说明。
说明人：________
____年____月____日
出口退税说明
____税务局：
我单位____________（税号____）于____年____月成立，是注册在________的商业（工业）企业，法人____________。我单位自成立至今，通过各方面努力，欲与国外企业进行业务往来，目前主要以进口（出口）________为主，并有其他________业务。根据规定，我单位已在工商部门，市外经贸委以及海关部门备案完毕，请领导批准我出口退税认定事项。此致
敬礼！
____________单位
____年____月____日
