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有效管理会议,拒绝当“会长”,让自己有更多的时间精进

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简要回答

人在职场,有时候不知不觉就让自己变为了“会长”(总是开会的人),有的人会议多的时候一天可能要参加好几场会议,从上班开到下班,从下班开到加班结束。

一、“会长”严重影响工作效率
会议越多,占用工作时间就越多,影响原计划工作进度
任何会议都是带着目的的,它是在限定的时间、地点按照一定的程序开展的。
一个会议短则半小时,长的估计半天还开不完,一天几个会下来,基本就没时间做其它工作了。
我们每天都有已经计划好要开展的工作,一旦工作时间被会议占据,原计划必定受到干扰,原定的工作完成时间会被往后延,有的甚至被遗漏掉。
没完成的工作越来越多,压力加大,心情焦虑,进而影响工作效率
当没完成的工作累积多了,会有种无形的压力笼罩着你,让你透不过气来,久而久之就会产生焦虑情绪,在这种情绪下工作,效率必然低下,做事也容易出错。
成为“会长”,让你的工作陷入死循环
就如开篇说的那位小伙伴,白天开会,有时甚至晚上还要接着开。开完会查收邮件,处理工作,原计划的工作没有完成,来自当天会议产生的工作又来了。
周而复始,工作不断积压,情绪受到影响,工作已经陷入一个死循环。如果不能破解,对这份工作必然会产生厌恶甚至产生离职念头。在我看来,在果断离开之前最起码要先努力尝试改变,先学会有效管理会议,也许就可以从“会长”的泥潭中解脱出来。

有效管理会议,拒绝当“会长”,让自己有更多的时间精进

二、有效管理会议,对会议要有所为有所不为
对所有会议进行记录并总结存在问题
对于小伙伴的吐槽,我给她提出了一个建议,让她坚持一周将当周每次开会的情况列个表格进行统计分析。此后,她真的统计了一周的会议情况,表格记录大致如下:
对会议存在的问题寻求改善方案
凡事多总结,才会有改善的机会。根据记录表可以得出以下问题并作出相应改善:
1、问题:有些会议意义不大,比如部门晨会、科室例会、低水平的培训会。
改善措施:向领导谏言,尽量取消或减少意义不大的会议。
比如部门晨会可以改为月度制或者取消;科室例会视当周工作情况而定,如果开的话要求成员需提前准备并规定发言时间;培训会议根据实际需要安排参加。
2、问题:会议效率低,原因包括与会者迟到,会议过程跑题、讨论无果。
改善措施:加强会议纪律,不准迟到,适当采取处罚,如采取迟到一次罚款10元的措施;要对过程进行监控,避免会议途中跑题,对于某些在会议中无法明确的事宜要适时终止。
3、问题:议而不决,原因是与会者准备不充分,与会者没有决策权等。
改善措施:要做到议必有决,那么得要求与会单位及代表要针对会议主题提前准备,安排适当的人员(对主题问题有决策权)参加会议。
4、问题:会议太多,一周用于会议时间过长,按上表统计一周参会时间达10个小时。
改善措施:有些会议提前给出自己的内容,可以申请免参加;有些会议即使参加也不需要从头开到尾的,当涉及自己那部分讲完了,就可以跟组织者说明一下,有其它紧急的工作要做,先行离开会议,有事可再通知过来。
形成一套完整的有效会议管理方案
我们要针对自己的实际会议情况做出适当的改善措施,我们也可以在工作中总结出一套完整的有效会议管理方案,从而避免因为会议产生的各种工作问题。简单总结起来就是:会议前要准备充足,提前沟通;会议中要善于掌控,高效开会;会议后重落实,善总结。不管有多少会,时刻牢记自己的工作,做好对应安排,避免因会议耽误原本的工作。

有效管理会议,拒绝当“会长”,让自己有更多的时间精进 第2张

三、拒绝当“会长”,将更多时间花在工作精进上
拒绝当“会长”,会议多不代表你业绩好
有些人以会议多为荣,觉得什么会议都让自己参加,内心有些膨胀了,甚至当领导要安排工作时,他也会以没空要参加XX会议拒绝领导的工作安排。
殊不知,任何公司评定绩效都不会把参加的会议次数作为考评指标,绩效都是在输出的基础上进行评定的。我们要恰当的去对待会议,将会议开精准,避免花费太多无畏的时间在会议上,将更多时间花在项目过程中,解决项目存在的问题。
总之,拒绝当“会长”,会议多不代表业绩好。
工作精进才能展现你的能力,体现你的价值
当我们能够有效管理我们的会议,便可以腾出更多的时间,把这些时间花在工作精进上。在工作上不断精进时,自己就会有意识去提高自己的工作技能,进行更多的知识储备,将工作做得更好,那么也就能够展现出你的能力,体现你的价值。

有效管理会议,拒绝当“会长”,让自己有更多的时间精进 第3张

四、总结
工作中会议在所难免,但我们完全可以有效管理会议,拒绝当“会长”,将更多的时间花在工作精进上,才能展现出自己的能力,体现自己的价值。

有效管理会议,拒绝当“会长”,让自己有更多的时间精进 第4张